Почему делегирование задач так важно и как правильно это делать?
Приветствую! Наверняка Вы слышали пословицу: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам». По личному опыту скажу, что это худший совет для предпринимателя, руководителя, фрилансера и даже молодой мамы с двумя детьми. Причем я сам до последнего времени считал что это не так.
Ценный ресурс «время», к сожалению, не резиновый. Занимаясь собственным проектом, Вы тратите 80% времени на мелочи и рутину. И на что-то по-настоящему масштабное и грандиозное его уже не остается. В результате Вы страшно устаете и топчетесь на месте.
Далеко не сразу я понял, как важно научиться делегировать! Но жизнь заставила. В идеале делегирование задач это переложить на других все, что можно. И высвободить время для по-настоящему важных и перспективных дел.
Давайте разберемся с понятием делегирования. И посмотрим, что можно и что нельзя делегировать.
Оглавление
Что это такое?
Если бизнес держится на усилиях одного человека – это не бизнес. Работая «за всех», предприниматель неизбежно упирается во временные рамки. Каждый день он тратит драгоценные минуты и часы на текучку и закапывается в деталях. В то время как его основная задача – видеть картину в целом и работать над перспективой.
Что значит делегировать? Перекладывать или перепоручать выполнение своего задания третьему лицу.
«Хорошее» делегирование – это когда «на сторону» передается не планирование или стратегическая часть, а только исполнение.
Делегирующий стиль руководства позволяет:
- Высвободить время и силы для решения других более важных задач
- Обучить сотрудников важным навыкам
- Оценить их способности в «полевых» условиях
- В разы повысить эффективность работы благодаря тому, что задание перепоручается профессионалам
Посмотрим, как правильно разделить делегируемые задачи на «можно» и «нельзя».
Какие задачи можно и нужно делегировать?
Сбор информации
Информацию о конкурентах, условиях кредитов или статистике по продажам за несколько месяцев лучше поручить подчиненным. Ваша задача: проанализировать данные и сделать выводы.
Рутину
20% результатов обеспечивает 80% работы. И желательно эти 80% рутинных операций перепоручить кому-то другому. От Вас требуется лишь сформировать четкое ТЗ и проконтролировать выполнение этих обязанностей.
Кроме того, можно и нужно делегировать повторяющиеся задания. Например, ответы на текущие звонки, сортировку почты, рассылку писем-напоминаний.
Роль заместителя или представителя
Личные встречи с клиентами, собрания или конференции отнимают кучу времени. И поучаствовать в таких мероприятиях вместо Вас иногда может и кто-то другой.
Какие задачи нельзя делегировать?
Личные дела
За рубежом личные дела принято четко отделять от рабочих. У нас, к сожалению, эти понятия часто смешиваются. Подчиненных и наемных работников правильно «загружать» только рабочими задачами! В противном случае, как минимум, нарушается субординация.
Срочные дела
Ну, здесь все понятно. Если какую-то мелочь нужно сделать срочно («еще вчера»), то на делегирование такой задачи уже просто нет времени.
Дела особой важности
Критерий важности: «особые» задачи приводят к корректировке деятельности или бизнеса. Например, выход на новые рынки сбыта или подписание крупного контракта.
Долгосрочные цели
Нельзя делегировать такие обязанности как составление плана стратегического развития бизнеса или постановка целей.
Мотивация и поощрения
Премировать и хвалить за хорошую работу всегда должны лично Вы.
Три «золотых» правила делегирования
Правило №1. Ставьте задачу четко
Офисный анекдот: «Поручение, которое может быть понято неправильно, всегда понимается неправильно». Отсюда вывод: четко формулируйте ТЗ и уточняйте все детали задания.
Что обязательно должно быть в ТЗ:
- Критерии оценки результатов (качественные и количественные)
- Граничные сроки исполнения
- Формат отчетности
- Разбивка на этапы и даты промежуточного контроля
Убедитесь, что сотрудник правильно понял поставленную перед ним задачу!
Правило №2. Дайте возможность подчиненным учиться на собственных ошибках
Простыми словами избавьте сотрудников от гиперопеки. Кстати, ту же ошибку сплошь и рядом совершают и молодые родители. Они разруливают все детские проблемы «на опережение», не давая детям наделать собственных ошибок и набраться опыта.
Успешное делегирование – это когда сотрудникам позволено совершать ошибки и самостоятельно их исправлять. Ударение на слово «самостоятельно». Вмешиваться напрямую стоит лишь в критических ситуациях.
Правило №3. Больше свободы
Нужно приучить себя не вмешиваться в выполнение задачи до момента промежуточного контроля!
Дело в том, что почти любую задачу можно решить несколькими способами. И не факт, что Ваш вариант – самый лучший! Часто подчиненные предлагают более эффективные способы. Не понимая этого, руководители настаивают на своем и обвиняют сотрудников в некомпетентности.
Такой подход серьезно снижает мотивацию и отбивает всякое желание проявлять инициативу. Ведь проще слепо выполнить все указания руководства в ущерб конечному результату. Принцип «инициатива наказуема» сводит на нет все плюсы делегирования.
А Вы умеете делегировать полномочия?
Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!
Загрузка...
