Почему важно уметь делегировать полномочия и как это правильно делать?

Автор: / Дата: в 22:46 / Рубрика: Личностный рост и саморазвитие

Дневник инвестора: «Думай и богатей»

Приветствую! Наверняка Вы слышали пословицу: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам». По личному опыту скажу, что это худший совет для предпринимателя, руководителя, фрилансера и даже молодой мамы с двумя детьми. Причем я сам до последнего времени считал что это не так.

Ценный ресурс «время», к сожалению, не резиновый. Занимаясь собственным проектом, Вы тратите 80% времени на мелочи и рутину. И на что-то по-настоящему масштабное и грандиозное его уже не остается. В результате Вы страшно устаете и топчетесь на месте.

Далеко не сразу я понял, как важно научиться делегировать полномочия! Но жизнь заставила. В идеале делегировать это переложить на других все, что можно. И высвободить время для по-настоящему важных и перспективных дел.

Давайте разберемся с понятием делегирования. И посмотрим, что можно и что нельзя делегировать.

Что это такое?

Если бизнес держится на усилиях одного человека – это не бизнес. Работая «за всех», предприниматель неизбежно упирается во временные рамки. Каждый день он тратит драгоценные минуты и часы на текучку и закапывается в деталях. В то время как его основная задача – видеть картину в целом и работать над перспективой.

Что значит делегировать? Перекладывать или перепоручать выполнение своего задания третьему лицу.

«Хорошее» делегирование – это когда «на сторону» передается не планирование или стратегическая часть, а только исполнение.

Делегирующий стиль руководства позволяет:

  • Высвободить время и силы для решения других более важных задач
  • Обучить сотрудников важным навыкам
  • Оценить их способности в «полевых» условиях
  • В разы повысить эффективность работы благодаря тому, что задание перепоручается профессионалам

Посмотрим, как правильно разделить делегируемые задачи на «можно» и «нельзя».

Какие задачи можно и нужно делегировать?

Сбор информации

Информацию о конкурентах, условиях кредитов или статистике по продажам за несколько месяцев лучше поручить подчиненным. Ваша задача: проанализировать данные и сделать выводы.

Рутину

20% результатов обеспечивает 80% работы. И желательно эти 80% рутинных операций перепоручить кому-то другому. От Вас требуется лишь сформировать четкое ТЗ и проконтролировать выполнение.

Кроме того, можно и нужно делегировать повторяющиеся задания. Например, ответы на текущие звонки, сортировку почты, рассылку писем-напоминаний.

Роль заместителя или представителя

Личные встречи с клиентами, собрания или конференции отнимают кучу времени. И поучаствовать в таких мероприятиях вместо Вас иногда может и кто-то другой.

Какие задачи нельзя делегировать?

Личные дела

За рубежом личные дела принято четко отделять от рабочих. У нас, к сожалению, эти понятия часто смешиваются. Подчиненных и наемных работников правильно «загружать» только рабочими задачами! В противном случае, как минимум, нарушается субординация.

Срочные дела

Ну, здесь все понятно. Если какую-то мелочь нужно сделать срочно («еще вчера»), то на делегирование такой задачи уже просто нет времени.

Дела особой важности

Критерий важности: «особые» задачи приводят к корректировке деятельности или бизнеса. Например, выход на новые рынки сбыта или подписание крупного контракта.

Долгосрочные цели

Нельзя делегировать такие обязанности как составление плана стратегического развития бизнеса или постановка целей.

Мотивация и поощрения

Премировать и хвалить за хорошую работу всегда должны лично Вы.

Три «золотых» правила делегирования

Правило №1. Ставьте задачу четко

Офисный анекдот: «Поручение, которое может быть понято неправильно, всегда понимается неправильно». Отсюда вывод: четко формулируйте ТЗ и уточняйте все детали задания.

Что обязательно должно быть в ТЗ:

  1. Критерии оценки результатов (качественные и количественные)
  2. Граничные сроки исполнения
  3. Формат отчетности
  4. Разбивка на этапы и даты промежуточного контроля

Убедитесь, что сотрудник правильно понял поставленную перед ним задачу!

Правило №2. Дайте возможность подчиненным учиться на собственных ошибках

Простыми словами избавьте сотрудников от гиперопеки. Кстати, ту же ошибку сплошь и рядом совершают и молодые родители. Они разруливают все детские проблемы «на опережение», не давая детям наделать собственных ошибок и набраться опыта.

Успешное делегирование – это когда сотрудникам позволено совершать ошибки и самостоятельно их исправлять. Ударение на слово «самостоятельно». Вмешиваться напрямую стоит лишь в критических ситуациях.

Правило №3. Больше свободы

Нужно приучить себя не вмешиваться в выполнение задачи до момента промежуточного контроля!

Дело в том, что почти любую задачу можно решить несколькими способами. И не факт, что Ваш вариант – самый лучший! Часто подчиненные предлагают более эффективные способы. Не понимая этого, руководители настаивают на своем и обвиняют сотрудников в некомпетентности.

Такой подход серьезно снижает мотивацию и отбивает всякое желание проявлять инициативу. Ведь проще слепо выполнить все указания руководства в ущерб конечному результату. Принцип «инициатива наказуема» сводит на нет все плюсы делегирования.

А Вы умеете делегировать полномочия?

Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!